Comment les établissements de l’ESR s’approprient l’ISTEX ?

Du 22 février au 20 mars 2017, une vaste enquête ABES/Couperin/MENESR a été menée auprès des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche afin d’évaluer leur connaissance et leur utilisation de la plateforme ISTEX. Il s’agissait de comprendre comment ces établissements s’approprient ce dispositif et comment ils l’intègrent à leurs propres systèmes d’information. Les résultats de l’enquête ont notamment été présentés lors des journées ABES des 10 et 11 mai.

Petit rappel…

Lancé en 2012, l’Investissement d’Avenir ISTEX est un programme d’acquisition, en licences nationales, de collections rétrospectives de publications scientifiques. Ce projet ambitionne de « construire le socle de la bibliothèque scientifique numérique nationale ». Les ressources négociées sont alors accessibles en ligne à l’ensemble de la communauté de l’enseignement supérieur et de la recherche via les sites internet des éditeurs ou en interrogeant directement une API dédiée.

Principaux résultats de l’enquête

D’abord signalons que la présentation par Thomas Porquet (Ingénieur au département Services et Prospective de Couperin) des résultats de l’enquête, lors des Journées Abes 2017, est disponible ici.

L’enquête, lancée sur les listes de diffusion Couperin Direction, Agora et Achats, a permis de recueillir 119 réponses exploitables (dont 67 bibliothèques universitaires ou SCD).

À la question de l’accès aux ressources ISTEX, les établissements ont très majoritairement répondu avoir déclaré leurs adresses IP auprès de l’ABES, ce qui leur permet d’accéder directement aux documents via les sites des éditeurs (114 établissements ont déclaré leurs plages IP). En effet, c’est suite à cette démarche de déclaration que les adresses IP sont transmises aux éditeurs et que les ressources sont rendues disponibles aux utilisateurs autorisés. A ce sujet, il est important de noter que le droit d’accès distant aux différentes bases de données  est concédé, à titre gratuit, par chaque éditeur pour une durée limitée. C’est la licence qui fixe la durée d’accès et son caractère renouvelable. Passé ce délai, les données seront uniquement accessibles via la plateforme ISTEX. D’où l’importance pour les établissements de s’approprier les outils mis à leur disposition à cet effet.

L’enquête portait également sur les modalités de signalement des ressources ISTEX. A ce propos, plusieurs stratégies complémentaires peuvent être déployées par les établissements selon le type de ressources (bouquets de revues, bouquets d’ebooks, corpus) :

• Lien direct vers le site de l’éditeur depuis le portail de l’établissement
• Déclaration des ressources dans un outil de découverte
• Déclaration des ressources dans une liste alphabétique de type AtoZ
• Signalement des ressources dans le SIGB (via SUDOC)
• Signalement des ressources dans le SIGB (via chargement de l’AtoZ ou de fichier tiers)

L’enquête permet de constater que les bouquets de revues sont largement signalés par la plupart des d’établissements, qu’ils le sont plutôt mieux que les autres types de ressources acquises dans le cadre d’ISTEX et que ce signalement se fait plutôt par le biais de liens directs vers les sites des éditeurs et de listes alphabétiques de type AtoZ. Soulignons également que les établissements peuvent utiliser simultanément différents moyens de signalement, ce qui explique que le nombre de réponses dans les diagrammes suivants dépassent régulièrement le nombre préalable de répondants (119).

Il apparaît donc que les bouquets d’ouvrages et les corpus sont, en moyenne, moins bien signalés par les établissements que les revues. Pourtant, les collections acquises sont d’importance, au moins d’un point de vue purement quantitatif : par exemple, le corpus Early English Books Online (EEBO) de l’éditeur Proquest donne accès à 125000 ouvrages tandis que la base Eighteenth Century Collections Online (ECCO) portée par l’éditeur Gale Cengage rend disponible plus de 180000 titres ! Un des arguments avancés pour expliquer ce plus faible signalement est de considérer que ces ressources répondent dans une moindre mesure aux besoins documentaires des établissements ou aux pratiques des utilisateurs. En d’autres termes, elles seraient moins « utiles » et il y aurait donc une moins grande nécessité à les signaler. Certains établissements ont même répondu avoir délibérément ignoré le signalement des corpus ECCO et EEBO  à cause d’un trop grand nombre de notices à inclure et de leur mauvaise qualité (source de bruit, problème de mise à jour et de chargement).

Au sujet de la plateforme ISTEX

La plateforme ISTEX opérée par l’INIST – CNRS héberge l’ensemble des données négociées et acquises. Ainsi, parallèlement aux sites des éditeurs, les contenus sont également disponibles via une plateforme nationale fonctionnant comme point d’accès central aux ressources. Il y a donc bien deux canaux complémentaires d’accès aux ressources acquises dans le cadre d’ISTEX.

L’enquête montre qu’une majorité des établissements répondants (72%) connaît la plateforme ISTEX et sait que les ressources sont accessibles via ce dispositif. En revanche, les établissements connaissent moins bien les modalités d’accès à cette plateforme :

• Intégration dans l’Espace numérique de travail
• Intégration dans le portail de la bibliothèque
• Intégration dans l’OPAC
• Accès directement par Google Scholar
• Plugins navigateurs
• Déclaration des contenus ISTEX dans les outils de découverte

Dans cette mesure, une faible proportion des établissements donne accès directement aux contenus chargés sur la plateforme nationale ISTEX (18%, soit 19 établissements). L’accès à la plateforme se fait alors majoritairement par le biais de l’intégration de liens directs ou de widgets javascript dans le portail de la bibliothèque (8 établissements), via l’outil de découverte (5 établissements) ou par l’ENT (3 établissements). Ceci confirme la prédominance de l’intérêt des établissements pour un accès à la plateforme ISTEX via le portail de la bibliothèque ou par le biais d’un résolveur de liens :

En revanche, les établissements qui ne donnent pas encore accès aux ressources ISTEX via la plateforme invoquent notamment un manque de temps et de moyens, un manque de connaissance concernant les modalités d’intégration ou un besoin d’informations complémentaires avant toute conduite de projet.

Conclusion de l’enquête

Ce que je retiendrai de cette enquête ABES/Couperin/MENESR est que, pour l’heure, les établissements privilégient largement l’accès direct aux ressources ISTEX via les sites des éditeurs. Cependant, comme je l’indiquais précédemment, ce type d’accès n’est pas pérenne car lié aux conditions de durée limitée négociées dans le cadre des licences nationales (en général 5 ans). De ce fait, il devient alors nécessaire que les établissements  intègrent progressivement le dispositif ISTEX à leurs propres systèmes d’information afin de bénéficier durablement des ressources acquises.  Pour assurer le succès de l’entreprise, les opérateurs du projet ISTEX devront sans aucun doute poursuivre leur travail de communication, d’information et de formation en direction des établissements et répondre à leurs besoins en matière d’accompagnement.

Source : http://www.abes.fr/Media/Fichiers/Footer/Journees-ABES/Jabes17/Istex-Couperin